La Réunionite ou comment en finir avec les réunions qui s’éternisent.
De nombreuses réunions en entreprises ne sont que des discours longs, creux et fastidieux. Pour éviter les divagations superflues, il est maintenant fortement usuel de pratiquer des réunions debout ou en marchant. La Reine victoria n’appréciait guère les réunions qui s’éternisaient. Pour couper court à l’incontinence verbale de son premier ministre, elle lui refusait un siège lors de leurs audiences hebdomadaires. Cette méthode, un peu radicale, a trouvé de nombreux adeptes parmi les experts en management d’aujourd’hui. Rien de tel en effet qu’un «stand-up meeting» pour pousser un collègue de travail bavard à abréger sa présentation : la station debout étant difficile à tenir sur la longueur, elle encourage les participants à aller droit au but.
Les résultats indiquent que la qualité des décisions est la même pour les réunions debout que pour celles assis. En revanche, pour une très grande entreprise, organiser une réunion « debout » à la place d’une réunion « assis » qui aurait duré de multiples minutes de plus permet de gagner un nombre incalculable d’heures de travail. Les réunions courtes, lors desquelles les participants présentent leurs idées de façon synthétique, permettraient également un gain d’argent considérable. 3M, par exemple, a ‘’ainsi estimé que l’inefficacité des réunions de ses cadres moyens lui coûtait 79 millions de dollars par an, sans compter les coûts indirects’’ comme la récupération des heures ‘’perdues’’ dues à celle-ci, c’est-à-dire le temps qu’il faut pour rassembler ses idées et se refocaliser pour reprendre le cours de sa journée de travail après une longue réunion.
Alternative aux traditionnelles réunions assises: les réunions en marchant. Ces dernières années, plusieurs études sont venues confirmer que la marche stimule l’inspiration créatrice. Certain, comme moi, sont d’avis que seules les pensées que l’on a en marchant valent quelque chose. On le sait d’études réalisées que marcher facilite la libre circulation des idées et stimule la pensée divergente. La tranquillité des lieux, l’activité cérébrale développée durant une marche, m’aident à trouver les arguments forts d’une présentation, d’un entretien, mais aussi la solution à beaucoup d’idées ou de questions. La créativité et la motivation des travailleurs en particulier augmentent respectivement de 60% et de 8,5% lors d’une marche. Fait intéressant, marcher dans son bureau est tout aussi efficace que marcher à l’air libre. Marcher sur un tapis roulant »d’appartement » rend les collaborateurs beaucoup plus prolifiques que ceux restant assis derrière leur ordinateur à faire des recherches sur Google…
Dans le cas où la condition physique de certains de vos collaborateurs ne permet pas la station debout trop longtemps, il y a la possibilité de proposer des réunions électroniques. Chaque employé se trouve devant son ordinateur autour de la table et le sujet est soumis aux participants qui tapent leurs réponses dans un programme. Les commentaires sont individuels et les prises de position, les propositions et les éventuelles décisions restent anonymes, honnêtes et rapides. Par rapport aux réunions traditionnelles ‘’face-to-face’’, les réunions électroniques font également gagner du temps et de l’argent aux entreprises.
